직원이 회사 법인카드로 개인 물건을 결제한 사실을 퇴사 직전에 발견했다고 가정해보겠습니다. 카드대금은 이미 회사가 부담해야 하고, 직원에게 지급할 마지막 월급은 아직 남아 있습니다.
이때 회사 입장에서는 “어차피 직원이 갚아야 할 돈이니 마지막 월급에서 카드값을 빼고 보내면 되지 않을까?”라는 생각이 들 수 있습니다.
하지만 법인카드 개인사용 금액을 회사가 받아야 할 돈이라는 이유만으로 직원의 동의 없이 마지막 월급에서 바로 빼는 방식은 주의해야 합니다. 근로기준법 제43조는 임금을 근로자에게 전액 지급하는 것을 원칙으로 정하고 있고, 고용노동부 상담에서도 근로자에게 손해배상 책임이 있더라도 근로자 동의 없이 그 금액을 임금에서 공제해 지급할 수 없다는 취지로 안내하고 있습니다. 법제처
따라서 이 상황에서는 마지막 급여 지급 문제와 법인카드 개인사용 금액의 반환 문제를 일단 분리해서 처리하는 것이 안전합니다.
법인카드를 개인적으로 쓴 사실과 월급 공제는 별개의 문제입니다
가장 헷갈리기 쉬운 부분이 여기입니다.
예를 들어 퇴사 예정 직원의 마지막 월급이 300만원이고, 회사가 확인한 개인적인 법인카드 사용액이 40만원이라고 해보겠습니다.
회계적으로 보면 회사에는 직원에게 받을 40만원이 있다고 생각할 수 있습니다. 그래서 급여일에 260만원만 보내고 “나머지 40만원은 법인카드 사용액과 정산했다”고 처리하고 싶어질 수 있습니다.
그러나 회사가 직원에게 반환을 요구할 수 있는지와 그 돈을 임금에서 일방적으로 공제할 수 있는지는 같은 문제가 아닙니다.
근로기준법 제43조 제1항은 임금을 통화로 근로자에게 직접 전액 지급하도록 규정하고 있으며, 법령이나 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우 등에 예외가 인정됩니다. 법제처
고용노동부 역시 사용자가 근로자에게 손해배상을 청구할 사정이 있더라도 직원 동의 없이 임금에서 해당 금액을 공제하는 것은 어렵다는 취지로 설명하고 있습니다. 고용노동부
“명백한 개인사용인데도” 마음대로 빼면 안 될까?
여기서 사업주 입장에서는 억울하게 느껴질 수 있습니다.
업무용 식사비인지 개인 식사비인지 애매한 결제가 아니라 직원이 자신의 옷이나 개인 생활용품처럼 업무와 무관한 물건을 법인카드로 구매했고, 본인도 개인사용 사실을 인정했다고 해보겠습니다.
그렇더라도 개인사용 사실이 명확하다는 것과 회사가 급여에서 일방적으로 공제할 수 있다는 것은 구분해서 판단해야 합니다.
고용노동부의 관련 상담에서는 사용자가 근로자에게 가진 채권으로 근로자의 임금채권을 일방적으로 상계하는 것은 원칙적으로 금지된다는 판례를 소개하고 있습니다. 반면 근로자가 자유로운 의사로 동의한 경우에는 상계가 인정될 여지가 있지만, 그 동의가 실제 자유로운 의사에 따른 것인지는 엄격하고 신중하게 판단해야 한다고 설명합니다. 고용노동부 고객센터
즉, 단순히 회사 취업규칙이나 법인카드 사용 안내에 “개인사용액은 급여에서 공제한다”고 적어두었다는 이유만으로 모든 상황에서 자유롭게 공제할 수 있다고 단정해서는 곤란합니다.
특히 퇴사를 앞둔 직원에게 회사가 일방적으로 금액을 정하고 급여에서 먼저 빼버리는 방식은 피하는 편이 좋습니다.
그렇다면 회사는 실제로 어떻게 처리해야 할까?
먼저 해야 할 일은 개인사용 금액을 정확하게 확정하는 것입니다.
카드 승인내역만 보고 바로 공제할 것이 아니라 결제일, 가맹점, 금액, 사용 목적, 영수증과 업무 관련성을 확인해야 합니다.
예를 들어 직원이 주말에 마트에서 18만원을 결제했다고 해서 반드시 개인사용이라고 단정할 수는 없습니다. 회사 행사 물품이나 업무용 소모품을 구매했을 수도 있기 때문입니다.
반대로 직원이 개인사용 사실을 인정한다면 그 사실과 금액을 문서나 메시지 등으로 남겨두는 것이 좋습니다.
그다음 직원에게 반환 방법을 확인합니다.
직원이 “개인적으로 사용한 40만원이 맞고 반환하겠다”고 인정한다면 회사 계좌로 별도 입금하도록 하는 방식이 가장 단순합니다.
급여와 정산하려 한다면 직원의 동의를 받는 문제를 검토해야 합니다. 고용노동부 상담에서도 근로자의 자유의사에 따른 동의가 있는 상계 가능성을 설명하고 있지만, 그 동의가 자유로운 의사에 따른 것인지 엄격하게 판단해야 한다고 안내하고 있습니다. 고용노동부 고객센터
따라서 회사가 일방적으로 “40만원 썼으니 월급에서 빼겠습니다”라고 통보하는 것과 직원이 사용내역과 금액을 확인한 뒤 반환·정산 방식에 명확하게 동의하는 것은 차이가 있습니다.
이미 직원이 퇴사해서 연락이 잘 안 된다면?
이 경우가 실제로 더 곤란합니다.
직원이 법인카드로 개인 물건을 구매한 뒤 퇴사했고 연락까지 받지 않는다고 해서, 회사가 지급해야 할 마지막 급여를 자동으로 반환금 확보 수단처럼 취급하는 것은 주의해야 합니다.
고용노동부는 손해가 발생했을 때 노동관계 법령상 특별한 규정으로 바로 해결되지 않는 손해배상 책임 문제는 민사적인 절차를 통해 판단할 수 있다고 안내하고 있습니다. 동시에 손해배상 책임이 있더라도 근로자의 동의 없이 임금에서 공제할 수는 없다는 취지로 설명합니다. 고용노동부
따라서 연락이 되지 않는다면 우선 개인사용으로 판단한 근거와 금액을 정리하고 반환을 요청한 기록을 남기는 것이 중요합니다.
금액이나 개인사용 여부에 다툼이 있다면 더욱 신중해야 합니다. 회사가 생각하는 손해액과 법적으로 확정되는 반환·손해배상 금액이 항상 같다고 볼 수는 없기 때문입니다.
직원이 “그건 업무 때문에 쓴 돈”이라고 주장한다면?
이때는 급여에서 공제할지보다 먼저 정말 개인사용인지부터 확인해야 합니다.
예를 들어 직원은 거래처와 식사하면서 사용했다고 주장하지만 회사는 개인적인 식사라고 판단할 수 있습니다. 또는 회사가 법인카드 사용규정을 위반했다고 보는 지출이라도 실제 업무 관련성에 대해서는 직원과 판단이 다를 수 있습니다.
이런 상태에서 회사가 자체적으로 개인사용 금액을 확정하고 마지막 월급에서 빼버리면 문제가 더 복잡해질 수 있습니다.
따라서 최소한 카드전표와 영수증, 사용일시, 참석자, 구매물품, 업무 관련 자료 등을 확인해 개인사용 여부와 반환 대상 금액부터 특정해야 합니다.
특히 법인카드 사용규정 위반과 개인적인 금전 반환 책임도 반드시 같은 것은 아닙니다. 사내 승인절차를 지키지 않았다는 사실만으로 결제금액 전부가 곧바로 직원 개인의 채무가 된다고 단정해서는 안 됩니다.
마지막 월급 지급일이 코앞이라면 이렇게 판단하면 됩니다
급여이체를 앞두고 있다면 복잡하게 생각하기보다 순서를 나누는 것이 좋습니다.
① 개인사용 여부를 확인합니다. 카드 사용내역과 영수증만 보지 말고 업무 관련성까지 확인합니다.
② 직원이 인정하는 금액을 확정합니다. 개인사용 자체 또는 금액에 다툼이 있다면 회사가 임의로 확정해 급여에서 빼는 방식은 피합니다.
③ 반환 방법을 정합니다. 직원이 회사 계좌로 별도 반환하는 방법을 우선 생각할 수 있습니다. 급여와 정산하려면 근로자의 자유로운 의사에 따른 동의 여부를 신중하게 확인해야 합니다. 고용노동부 고객센터
④ 마지막 급여와 반환금 문제를 구분합니다. “회사가 받을 돈이 있으니 월급을 덜 주면 된다”는 식으로 단순 처리하지 않는 것이 핵심입니다.
⑤ 합의되지 않는다면 증빙을 확보합니다. 카드내역, 영수증, 사내 법인카드 규정, 직원과 주고받은 메시지, 반환 요청 기록 등을 보관하고 필요한 경우 노동관계 및 민사 절차에 관한 전문적인 상담을 받는 것이 좋습니다.
이미 월급에서 카드값을 빼고 지급했다면?
이미 공제해서 지급한 경우라면 “직원이 실제로 그 돈을 갚아야 했으니 문제없다”고 바로 결론 내리기보다는 공제 근거와 직원의 동의 여부를 다시 확인할 필요가 있습니다.
근로기준법상 임금은 전액 지급이 원칙이고, 고용노동부도 임금채권과 사용자의 채권을 일방적으로 상계하는 것은 원칙적으로 제한된다는 입장을 안내하고 있습니다. 법제처
따라서 개인사용액 반환 문제와 별도로 미지급 임금 문제가 발생할 가능성을 검토해야 합니다.
회사가 실제로 반환받아야 할 돈이 있다는 사실만으로 임금 지급 원칙이 없어지는 것은 아니라는 점이 이 문제의 핵심입니다.
결국 핵심은 ‘카드값을 받을 수 있느냐’보다 ‘월급에서 바로 뺄 수 있느냐’입니다
퇴사한 직원이 법인카드를 개인적으로 사용했다면 회사가 가장 먼저 확인해야 할 것은 개인사용 사실과 정확한 금액입니다.
하지만 개인사용이 확인됐다고 해서 직원의 동의 없이 마지막 월급에서 그 금액을 바로 공제해도 된다는 결론으로 곧장 이어지는 것은 아닙니다.
2026년 9월 현재 근로기준법 제43조는 임금 전액 지급을 원칙으로 규정하고 있으며, 고용노동부 역시 근로자에게 손해배상 책임이 있는 경우라도 동의 없이 임금에서 공제하는 방식에는 문제가 있을 수 있다는 취지로 안내하고 있습니다. 법제처
따라서 실제 처리에서는 법인카드 개인사용 내역 확인 → 반환 대상 금액 확정 → 직원에게 반환 요구 → 합의된 정산 또는 별도 반환의 순서로 접근하는 것이 좋습니다.
직원이 반환 자체를 거부하거나 개인사용 여부를 다투는 상황이라면 마지막 월급에서 먼저 빼는 것으로 해결하려 하기보다, 임금 지급 문제와 회사의 반환·손해배상 청구 문제를 분리해서 판단해야 합니다.
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